Bolu Abant İzzet Baysal Üniversitesi İletişim Fakültesi, 2025–2026 akademik yılı öncesinde yapılacak hazırlıkları değerlendirmek ve planlamak amacıyla 24 Haziran 2025 tarihinde İdari Personel Hazırlık Toplantısı gerçekleştirdi.

Fakülte Toplantı Odası’nda yüz yüze gerçekleştirilen toplantıya; Dekan Prof. Dr. Emre Tandırlı başkanlık etti. Toplantıya Fakülte Sekreteri Hayrettin Karataş, Dekan Sekreteri Şenol Özkan, mutemet, bölüm sekreterleri, büro personeli, teknik hizmetler ve organizasyon sorumlularından oluşan idari ekip tam kadro katılım sağladı.

Toplantının amacı
Toplantının temel amacı; fakültenin yeni akademik yıla eksiksiz, düzenli ve kalite standartlarına uygun biçimde hazırlanmasını sağlamak ve bu doğrultuda yürütülecek idari, akademik, teknik ve kalite süreçlerine dair planlamaları karara bağlamaktı. Ayrıca toplantıda alınan kararların BAİBÜ Kalite Yönetim Sistemi (KYS) İş Takip Sistemi’ne entegre edilerek izlenebilirliğin artırılması da hedeflendi.

Toplantıda Alınan Kararlar ve Gerekçeleri

1. Akademik Takvim Ön Hazırlıkları
2025–2026 akademik yılına yönelik tüm birim içi faaliyet planlarının (oryantasyon, staj, kayıt işlemleri vb.) 15 Ağustos 2025 tarihine kadar tamamlanmasına karar verildi.
Gerekçe: Öğrenci ve akademik kadronun sürece zamanında, sorunsuz ve etkin biçimde başlaması.

2. Kayıt ve Oryantasyon Süreçlerinin Planlanması
Yeni kayıt yaptıracak öğrenciler için belge teslimi ve danışmanlık süreçleri planlandı; oryantasyon programının 2 Eylül 2025 tarihinde yapılmasına karar verildi.
Gerekçe: Yeni gelen öğrencilerin üniversite yaşamına sağlıklı bir başlangıç yapabilmesi.

3. Derslik ve Teknik Donanım İhtiyaçlarının Gözden Geçirilmesi
Bölüm sekreterlikleri aracılığıyla tüm fiziki ve teknik ihtiyaçların bir hafta içinde raporlanarak teknik birime iletilmesi kararlaştırıldı.
Gerekçe: Eğitim kalitesinin teknik altyapıdan kaynaklı aksamalar yaşamadan sürdürülmesi.

4. Web Sitesi ve Dijital Kanalların Güncellenmesi
Fakülte web sitesi ve sosyal medya mecralarının yeni döneme uygun olarak güncellenmesine, duyuru ve bilgilendirme sistemlerinin optimize edilmesine karar verildi.
Gerekçe: Akademik, idari ve öğrenci kullanıcılarının bilgiye hızlı ve doğru şekilde ulaşabilmesi.

5. Kalite Yönetim Süreçlerinin Güncellenmesi (KYS)
Tüm birimlerin kalite süreçlerini gözden geçirerek faaliyet planlarını 30 Ağustos 2025 tarihine kadar KYS sistemine yüklemesi kararlaştırıldı.
Gerekçe: Süreçlerin izlenebilirliği, kurumsal standartlarla uyumu ve sürekli gelişim hedefinin desteklenmesi.

6. Staj Süreçlerinin Dijitalleştirilmesi
Staj belgeleri ve danışmanlık takibinin dijital platform üzerinden yapılmasına yönelik ortak bir sistem oluşturulmasına karar verildi.
Gerekçe: Evrak yoğunluğunun azaltılması, sürecin daha şeffaf ve denetlenebilir hâle gelmesi.

7. Dış Paydaşlarla İletişimin Güçlendirilmesi
STK’lar, medya kuruluşları ve kamu kurumları ile olan iş birliklerini artırmak üzere “Paydaş İletişim Takvimi” hazırlanmasına karar verildi.
Gerekçe: Fakültenin toplumsal katkı faaliyetlerini sürdürülebilir ve sistematik hâle getirmek.

8. Evrak ve Arşiv Düzenlemeleri
Fiziki ve dijital arşivlerde yer alan evrakların düzenlenmesi, taranması ve yedeklenmesi süreçlerinin başlatılmasına karar verildi.
Gerekçe: Bilgiye erişimin kolaylaştırılması ve belge güvenliğinin sağlanması.

9. Personel Görev Tanımlarının Güncellenmesi
İdari personelin görev dağılımlarının gözden geçirilerek yazılı hâle getirilmesine ve personele tebliğ edilmesine karar verildi.
Gerekçe: Sorumluluk netliğinin sağlanması ve iş akışının verimli yürütülmesi.

10. Birim Faaliyet Raporlarının Hazırlanması
Tüm birimlerden 2025 yılına ait kısa dönemli faaliyet raporlarının 20 Eylül 2025 tarihine kadar teslim edilmesi kararlaştırıldı.
Gerekçe: Fakültenin iç değerlendirme ve öz değerlendirme süreçlerine kaynak oluşturulması.

Katılımcılar
Toplantıya başta Dekan Prof. Dr. Emre Tandırlı olmak üzere, Fakülte Sekreteri Hayrettin Karataş, Dekan Sekreteri Şenol Özkan, mutemet Özlem Uzun, büro personeli Edanur Aktaş, organizasyon sorumlusu Ayten Bekar, bölüm sekreterleri Altuğ Karaaslan ve Özer Bayram ile ayniyat sorumlusu Abdülkerim Çimen katılım sağladı.

Değerlendirme ve Sonuç
Toplantı, idari kadronun kurumsal sorumluluk anlayışıyla, koordinasyon içerisinde çalıştığını bir kez daha göstermiştir. Alınan kararların tamamı fikir birliğiyle onaylanmış; tüm birimlerin belirlenen tarihler doğrultusunda süreci tamamlaması konusunda mutabakata varılmıştır.
Hazırlık sürecine ilişkin tüm kararlar, BAİBÜ Kalite Yönetim Sistemi (KYS) İş Takip Sistemi’ne işlenerek izlenebilir hâle getirilecektir. Bu yönüyle toplantı, sadece bir hazırlık süreci değil, aynı zamanda fakülte içi iletişim, planlama ve denetim kültürünün kurumsallaşmasının da önemli bir adımı olmuştur.